Õiguslikud alused 

Nõukogu määruse (EMÜ) nr 2913/92, millega kehtestatakse ühenduse tolliseadustik, artikli 4 punkti 18 kohaselt on deklarant isik, kes esitab tollideklaratsiooni enda nimel, või isik, kelle nimel tollideklaratsioon esitatakse.

 Seega võib tollideklaratsiooni esitada isik ise või määrata tolliga suhtlemiseks oma esindaja, kes teeb tollieeskirjades ettenähtud toiminguid ja täidab tollieeskirjades ettenähtud formaalsusi. 

Esindamisega seonduvat reguleerib ühenduse tolliseadustiku artikkel 5 ja tolliseaduse §3. Esindamine võib olla: otsene- esindaja tegutseb teise isiku nimel ja tema eest või kaudne- esindaja tegutseb enda nimel, aga teise isiku eest.

 Otseseks esindajaks võib olla kestahes isik, kellele esindatav on oma volitusega andnud esindusõiguse, s.o õiguse tema nimel ja tema eest tollideklaratsioon esitada. Tollideklaratsiooni täitmisel otsese esinduse korral märgitakse lahtrisse 8 kaubasaaja ehk deklarandi andmed ning lahtrisse 14 kood “2” ja otsese esindaja andmed. Otsese esinduse korral vastutab tollideklaratsioonis esitatud andmete ja maksusumma tasumise eest ainult deklarant ehk kauba saaja.

Tolliseaduse § 3 lõige 2 sätestab, et kaudse esindamise korral peab esindajal olema lisaks tolliagentuuri tegevusluba. Seega on kaudse esindaja staatus rangelt reguleeritud – selleks võib olla ainult tolliagentuur. Kaudse esindamise korral märgitakse tollideklaratsiooni lahtrisse 8 kaubasaaja andmed, kuid lahtrisse 14 kood “3” ja kaudse esindajana tolliagentuuri ehk deklarandi andmed. 

 Vastutust tollideklaratsiooni esitamisel reguleerib tolliseaduse § 38: “Deklarant ja kaudse esindamise korral ka isik, kelle eest tollid eklaratsioon esitati, vastutavad deklareeritud andmete täielikkuse ja õigsuse ning esitatud dokumentide autentsuse eest, samuti kauba tollideklaratsioonile vastavuse eest”. Seega vastutavad deklarant ja kaudse esindamise korral ka kauba saaja, nii andmete ja dokumentide õigsuse kui ka kauba tollideklaratsioonile vastavuse eest.  

Vastutust tollivõlast tuleneva maksusumma eest reguleerib ühenduse tolliseadustiku art 201 sätestades, et kauba impordil tekkinud tollivõla korral on võlgnikuks deklarant ning kaudse esindamise korral  on võlgnikuks nii deklarant kui isik, kelle eest tollideklaratsioon esitatakse.

  Kaudse esindamise korral vastutab tollivõlast tuleneva maksusumma tasumise eest kaks isikut, deklarant (tolliagentuur) ja isik, kelle eest tollideklaratsioon esitati (kauba saaja) ning tulenevalt ühenduse tolliseadustiku artiklist 213 on neil solidaarne vastutus.

  Kuna tollideklaratsioonide esitamisel läbi kaudse esindaja kaasneb kõrgem finantsrisk, on kaudse esindamisega seotu üsna rangelt reguleeritud. 

1. Kaudse esindamise õigus on ainult Maksu- ja Tolliameti tegevusloaga tolliagentuuril;
2. Tolliagentuuril peab olema piisav kehtiv tagatistollivõlast tuleneva maksusumma tasumiseks;
3. Tolliagentuur peab omama tolliagendi tunnistusega töötajaid, et ta saaks oma nimel teiste isikute eest tollideklaratsioone esitada. E-maksuametis/e-tollis tuleb tolliagentuuri seaduslikul esindajal (juhatuse liige, kes on kantud B-kaardile) taotleda oma töötajale (tolliagendile) tollideklaratsioonide esitamise õigus, st volitab töötajat vormistama tollideklaratsioone e-maksuamet/e-tollis tolliagentuuri nimel. Kaudse esindamise korral on tollideklaratsiooni vormistaja parimate tollialaste teadmistega.

 Esindaja volitamine 

Tolliagentuuri ja kauba saaja omavaheline esindamise kokkulepe (leping, volitus vms) tuleb esitada tollivormistuse käigus vaid tolli nõudmisel. Tolli jaoks siin vahet ei ole, kas tegemist on lepingu või volitusega- oluline on see, et tolliagentuur tõendaks, et ta tegutseb kellegi teise eest kuid enda nimel. Vastavtõestus võib sisalduda nii volikirjas kui ka vastavas kliendiga sõlmitud lepingus. Maksu-ja Tolliamet eeldab, et tolliagentuur on kaudse esindamise lepingu sõlmimisel oma klienti solidaarsest vastutusest teavitanud.

Seda, et tegemist on kaudse esindamisega, teatab tolliagentuur (deklarant) tollideklaratsiooni lahtris 14. Kui tollideklaratsiooni lahtrisse 14 on märgitud esindusviisiks “kaudne esindus” ning tegelikult pole tolliagentuuri ja kauba saaja (esindatava) vahel kehtivat volitust tõendavat dokumenti, vastutab sellest tollideklaratsioonist tulenevate kohustuste eest tolliagentuur ainuisikuliselt.

Kui kauba saaja ei anna oma finantsvahendite (ettemaksukonto, tagatis) kasutamiseks täiendavaid volitusi, siis saab tolliagentuur kaudse esindamise korral tollideklaratsioonil märkida lahtrisse 48 ainult “0 – Esindaja tagab” või “2-Esindaja maksab”.

   Tollideklaratsiooni esitamise ajal oma ettemaksukonto või tagatise kasutamiseks peab kauba saaja andma tolliagentuurile vastavasisulise volituse. Volituse andmiseks peab kauba saaja seaduslik esindaja tulema Maksu-ja Tolliameti teenindusbüroosse volitust vormistama.

  Kauba saajal (esindataval) on võimalik anda volitusi kolmes osas:

1. a) volitus tollideklaratsioonide esitamiseks, lubab tolliagentuuril esitada tollideklaratsiooni enda (kauba saaja) eest ja isikon teadlik sellega kaasnevast finantsvastutusest. Seda volitust ei pea Maksu-ja Tolliametile esitama, kuid volitus peab olema kehtiv enne tollideklaratsiooni esitamist, seda nii otsese kui kaudse esindamise korral.   
2. b) volitus ettemaksete kasutamiseks tollis- annab tolliagentuurile õiguse maksta tollideklaratsiooniga seotud arvestuskandeid (sh nii esialgseid kandeid kui järelkandeid) kauba saaja ettemaksukontolt st kaubasaaja ei soovi kasutada tasumise tähtaja pikendamist ning tasub impordimaksud kauba vabastamisel (lahtrisse 48 märgitakse 3 – saaja või saatja maksab). Seda volitust saab kasutada vaid siis, kui on olemas kehtiv volitus tollideklaratsioonide esitamiseks. 
3. c) volitus tagatise kasutamiseks tolli toiminguteks – annab tolliagentuurile õiguse teha tollideklaratsiooni alusel tasumisele kuuluva maksusumma ulatuses broneeringu isiku (kauba saaja) krediidiliinilt (tagatisekontolt) tagatiste süsteemis (lahtrisse 48 märgitakse 1 –saaja või saatja tagab). Seda volitust saab kasutada vaid siis, kui on olemas kehtiv volitus tollideklaratsioonide esitamiseks.